La localisation des voyageurs : un enjeu majeur

Lorsqu’elle envoie l’un de ses collaborateurs en déplacement, l’entreprise a envers lui un devoir de protection légal, avec obligation de résultat. Si nous nous référons au célèbre baromètre EVP[1] proposé chaque année par American Express GBT, la sécurité des voyageurs est aujourd’hui la troisième préoccupation des entreprises après le contrôle des coûts et la sécurisation des données.
Afin de faire face à l’obligation qui lui incombe en matière de Duty of Care, l’entreprise se doit de savoir à tout moment où sont, sont allés et vont aller, ses salariés.

Le duty of care ou devoir de protection est l’obligation légale de l’entreprise d’assurer la sécurité et le bien-être de ses salariés. Cette obligation, édictée dans le Code du Travail, a été considérablement développée par la jurisprudence. L’employeur peut y répondre en pratique, en contexte de mobilité internationale, par une attention particulière portée sur cinq capacités : l’information, la formation, la localisation, la communication en temps réel et la capacité d’intervention afin de porter secours en cas de besoin.

L’étape initiale consiste à collecter les données de présence théorique et de présence effective.
Les données de présence présumée sont principalement apportées par les PNR[2]. Elles sont générées à chaque réservation par les GDS[3]. Elles peuvent aussi être insérées directement en bases de données, de manière manuelle (auto-déclaratif, déclaratif pour autrui, injections de données en masse, etc.), via des interfaces Web et mobile mises à disposition de l’entreprise et de ses employés.
Les données de présence avérées sont transmises quant à elles via l’application mobile Anticip Travel, disponible sous iOS ou Android et dont peuvent être équipés tous les collaborateurs en mobilité (mais aussi, potentiellement, les collaborateurs non mobiles : le « personnel local »). Ces données de présence effective permettent une localisation précise, en temps réel, du collaborateur en déplacement. Anticip s’assure que la transmission et/ou le partage des données soit alors rigoureusement conforme à la réglementation RGPD[4].

Un facteur clef de succès est la capacité à collecter le maximum de données-voyages. Souvent, les clients grands-comptes, qui ont une présence globale, n’ont pas recours qu’à un seul réseau d’agences de voyages pour servir leurs diverses entités juridiques sur l’ensemble de la planète. Ils ont fréquemment comme prestataires plusieurs grands réseaux d’agences. Ils peuvent également avoir recours, de manière additionnelle, à des dizaines d’agences de voyages indépendantes partout où les grands réseaux d’agences ne peuvent plus opérer. On constate ainsi parfois, chez certaines organisations clientes, la présence de plus de 100 TMC et agences de voyages à travers le monde.

Anticip dispose d’une expertise technologique qui lui permet de se connecter non seulement aux grands réseaux, mais aussi aux agences de petites et moyennes tailles. Mieux, elle peut en toute circonstance consolider les données recueillies en base en déployant, en complément, des interfaces avec des systèmes tiers : par exemple, avec les outils de réservation en ligne, avec les outils de réservation d’hôtels ou de voitures de location, avec les outils de middle-office utilisés par les voyagistes, avec les systèmes d’information RH des organisations clientes, etc.

Le fait de collecter des informations par divers canaux permet de fiabiliser la base de données, qui est la véritable clef de voûte d’un dispositif de prévention des risques et de gestion de crise.

Quid de l’open booking[5], parfois tant décrié par les travel managers ? Nous constatons qu’il est souvent impossible pour nos clients de faire autrement que de s’en accommoder dans certaines situations. Pourtant, l’open booking rend le suivi des voyageurs considérablement plus ardu.

Anticip a mis en place dans ses applicatifs une « agence virtuelle », qui permet de capturer les « données-voyages », quelles que soient les circonstances de la réservation. Le collaborateur en déplacement peut à tout moment renseigner sa réservation : sur le portail Web ou depuis l’application mobile Anticip Travel.

Anticip a même été bien plus loin, en développent une intelligence artificielle qui est utilisée pour intégrer automatiquement dans l’outil Anticip Travel les données contenues dans tout email de confirmation de réservation reçu par un collaborateur ; email qu’il suffit simplement de nous faire suivre sur une boîte email technique dédiée. Toutes les données utiles sont injectées automatiquement dans la base de données, en temps réel, puis vérifiées manuellement, à intervalle régulier, afin de s’assurer complètement de leur cohérence. Lorsque le dispositif est mis en place, aucun salarié en déplacement utilisant l’outil ne peut ainsi passer entre les mailles du filet.

Les voyageurs suivis par Anticip Travel se voient proposer l’utilisation d’une application mobile, qui dispose notamment de fonctionnalités de safety check[6] et de panic button[7]. Le dispositif permet alors d’assurer une protection du collaborateur tout au long du déplacement. L’utilisation du panic button entraîne une chaîne de gestes opérationnelle qui débute par une levée de doute. Dans l’immense majorité des cas, il s’agit en réalité d’une situation réglable à distance, étant entendu que la notion de « situation d’urgence » est propre à chaque individu. Pour certains, il s’agira d’une prise d’otages alors que pour d’autres, une simple perte de document sera de nature à créer un véritable sentiment de panique.

Qu’est-ce qu’une situation d’urgence objective ?

Se réfère à un état de fait qui doit être résolu immédiatement. Une situation d’urgence est une situation qui peut entraîner un préjudice irréparable s’il n’y est porté remède dans un très bref délai.
Le concept est souvent associé aux problèmes de santé : lorsqu’une personne est en danger de mort, elle fait face à une situation d’urgence.
La situation d’urgence peut également s’appliquer à la mise en danger lors d’événements extérieurs à la personne (agression, tempête, émeute, accident, etc.)

L’offre Anticip Travel permet un accompagnement complet de l’organisation cliente et de ses collaborateurs, en alliant un savoir-faire technologique de pointe à une expertise sûreté de terrain de premier plan, héritée notamment d’opérations quotidiennes dans les pays sensibles.

 

[1] Enquête réalisée auprès de 1000 entreprises dans dix pays européens. Plus d’informations : https://www.amexglobalbusinesstravel.com/fr/m19-barometre-evp-emoa/

[2] Passenger Name Record : données des dossiers passagers

[3] Global Distribution System : logiciel de gestion des réservations de prestation de voyage (hôtel, camping, avion, etc.) dans le monde pour les voyagistes.

[4] Règlement Général pour la Protection des Données – directive européenne concernant les données personnelles, entrée en application le 25 mai 2018.

[5] Réservation hors des circuits traditionnels ou des outils mis à disposition par l’entreprise.

[6] Fonction lancée par le réseau Facebook en 2014, permettant, en cas d’exposition supposée à une situation de danger, de signaler à son entourage que tout va bien. Correspond ici à l’envoi par le collaborateur équipé de l’application mobile, à son initiative, de ses coordonnées GPS, sans aucune demande d’assistance.

[7] Fonction de SOS. Correspond à un envoi des coordonnées GPS avec demande d’assistance. Par défaut, la première réponse opérationnelle qui est apportée par Anticip est une tentative de rappel immédiat du collaborateur.